WAT BETEKENT DIMONA?
De onmiddellijke aangifte van tewerkstelling (DIMONA) is een elektronisch bericht waarmee de werkgever de RSZ op de hoogte brengt van het begin en het einde van een arbeidsrelatie.
DOELSTELLING
Het heeft tot doel enerzijds de administratieve verplichtingen van de werkgevers te vereenvoudigen (o.m. via het wegvallen van het personeelsregister op papier,…) en anderzijds een effectievere controle op zwartwerk toe te laten.
TOEPASSINGSGEBIED
De DIMONA werd op 1 januari 1999 boven de doopvont gehouden en geleidelijk ingevoerd.
Periode 1 januari 1999 – 30 september 2001
- de werkgevers uit de bouwsector: voor de arbeiders en leerjongens die ressorteren onder de bevoegdheid van PC 124
- de werkgevers uit de vervoerssector: voor de arbeiders die vallen onder de subsector van het openbaar vervoer ten lande (PC 140.01/02/03)
- de werkgevers uit de uitzendsector: voor het geheel van uitzendkrachten, zowel arbeiders als bediende (PC 322)
Periode 1 oktober 2001 – 31 december 2002
- de werkgevers uit de bouwsector
- de werkgevers uit de vervoerssector (het volledig PC 140)
- de werkgevers uit de uitzendsector (ook voor hun vast personeel)
Daarnaast kunnen alle andere werkgevers vrijwillig instappen in het systeem. De keuze om in te stappen is onomkeerbaar.
Sinds 1 januari 2003 is DIMONA verplicht voor alle werkgevers.
VOOR WELKE WERKNEMERS?
Dus ook voor bvb werknemers die door een buitenlandse werkgever in België worden gedetacheerd en onderworpen blijven aan een buitenlands sociaalzekerheidsstelsel…
SOORTEN AANGIFTES
Via DIMONA kunnen vier soorten aangiftes worden gedaan:
2. Aangifte van uitdiensttreding
3. Wijziging van een aangifte
4. Annulatie van een aangifte
1. Aangifte van indiensttreding
De aangifte van indiensttreding moet worden verricht uiterlijk op het moment waarop de werknemer begint te werken. Pas na de ontvangstbevestiging (zie verder) mag de werknemer aan de slag.Indien een werkgever iemand tewerkstelt voor wie geen DIMONA is gebeurd, kan dit beschouwd worden als “zwartwerk”.
Indien een werkgever een aangifte van indiensttreding doet voor een werknemer is aangeworven met een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur, dan mag hij tegelijkertijd ook de datum ‘uit dienst’ melden.
Indien de aangifte betrekking heeft op een studentenovereenkomst, dan moet de datum ‘uit dienst’ verplicht gemeld worden bij de indiensttreding.
2. Aangifte van uitdiensttreding
De aangifte van uitdiensttreding moet worden verricht ten laatste op de eerste werkdag die volgt op de datum waarop de arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer wordt verbroken.
Indien de werknemer wordt ontslagen of ontslag neemt zonder dat er een opzeggingstermijn in acht wordt genomen, dient de uitdiensttreding te worden gemeld ten laatste op de werkdag na de dag waarop de arbeidsovereenkomst wordt verbroken.
Indien een werknemer nog in dienst blijft gedurende de opzeggingstermijn, dan gebeurt de DIMONA op het einde van deze opzeggingstermijn.
De aangifte van uitdiensttreding moet ook gebeuren voor werknemers die nooit via DIMONA in dienst werden gemeld, omdat ze reeds in dienst waren op het moment waarop voor de werkgever de verplichting in werking trad.
3. Wijziging van een aangifte
Een wijziging van een aangifte kan slechts in twee gevallen.
a) de door de werkgever opgegeven datum van indiensttreding is niet correct; de werkelijke datum ligt vroeger in de tijd
In dit geval moet de wijziging van aangifte gebeuren ten laatste op het ogenblik waarop de werknemer in dienst treedt.
b) de door de werkgever opgegeven datum van uitdiensttreding is niet correct; de werkelijke datum ligt vroeger in de tijd
In dit geval moet de wijziging van aangifte gebeuren ten laatste op de eerste werkdag die volgt op de datum waarop de arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer wordt verbroken.
4. Annulatie van een aangifte
Indien een werknemer niet aan de slag gaat op de door de werkgever gemelde datum, moet de eerder gedane aangifte van indiensttreding worden geannuleerd, ten laatste op de dag van de eerder (foutief) medegedeelde datum.
Opmerking: wanneer de werkelijke datum ‘uit dienst’ later valt dan de aangegeven datum van uitdiensttreding, mag de werkgever de aangifte niet wijzigen of annuleren. Hij moet dan een nieuwe aangifte van indiensttreding doen, met als datum de eerste dag die volgt op de eerder (foutief) gemelde datum van uitdiensttreding.
VIA WELKE KANALEN KAN DIMONA GEBEUREN?
1. TIJDENS DE KANTOREN kan u steeds contact opnemen met uw SODIRO - dossierbeheerder.
Erkende sociale secretariaten zoals SOFIDI vzw. kunnen als tussenpersoon optreden en versturen DIMONA – aangiften naar de RSZ via gestructureerde berichten (bestandsoverdracht).
SOFIDI vzw. zal DIMONA uitvoeren voor de werkgevers die een indiensttreding tijdig (= minstens 1 werkdag voorafgaand aan de eerste arbeidsprestatie) aan ons mededelen.
SOFIDI zal DIMONA uitvoeren voor werkgevers die een uitdiensttreding aan ons melden, ten laatste op de eerste werkdag die volgt op de datum waarop de arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer wordt verbroken.
Indien u een in- of uitdiensttreding laattijdig aan ons mededeelt, dan zullen wij steeds veronderstellen dat u zelf heeft gezorgd voor de DIMONA – aangifte via één van de hieronder vermelde kanalen, tenzij u ons uitdrukkelijk opdracht heeft om een laattijdige DIMONA te doen.
2. BUITEN DE KANTOREN beschikt u over de volgende middelen om tegemoet te komen aan uw DIMONA – verplichtingen.
Voorafgaande opmerking: DIMONA moet in de vorm van een elektronisch bericht bij de RSZ aankomen. De keuze voor eender welk hieronder vermeld kanaal is van geen belang.
1. via de vocale server van de RSZ (02/545 50 71), waarbij u de mogelijkheid wordt geboden de aangifte per telefoon (met druktoetsen) te doen
2. via de portaalsite van de sociale zekerheid http://www.sociale-zekerheid.be/
NOODZAKELIJKE GEGEVENS
U moet volgende gegevens bij de hand hebben om een vlotte DIMONA – aangifte te kunnen doen.
2. Het identificatienummer van de werknemer bij de sociale zekerheid (INSZ – nummer, terug te vinden in de rechtbovenhoek van de SIS-kaart) en het nummer van de SIS – kaart (terug te vinden in de linkerbenedenhoek)
3. Nummer van het paritair comité. Valt u als werkgever onder meerdere paritaire comités, dan duidt u het paritair comité aan dat betrekking heeft op de werknemer waarvoor de aangifte wordt gedaan.
4. Hoedanigheid van de werknemer.
5. Plaats waar de student is tewerkgesteld. Indien dit niet op het adres van de maatschappelijke zetel is, is DIMONA via de telefoon niet mogelijk.
6. Datum van indiensttreding en / of uitdiensttreding.
7. Bijkomende gegevens voor de DIMONA van arbeiders tewerkgesteld in de bouwsector: het nummer van de controlekaart C.3.2.A voor de maand van indiensttreding én het nummer van de controlekaart C.3.2.A voor de maand die volgt op de maand van indiensttreding.
EENMAAL DE DIMONA IS GEBEURD…
1. waarvoor u tijdens de kantooruren contact heeft opgenomen met SOFIDI
2. via één van de 3 vermelde kanalen
Het ontvangstbewijs wordt u toegestuurd langs dezelfde weg als deze waarlangs u de DIMONA heeft gedaan.
Indien u gebruik maakt van de mogelijkheid de aangifte per telefoon door te sturen, dan wordt een nummer uitgesproken op het einde van de aangifte.
Een aangifte via de website heeft als resultaat een bericht op uw scherm.
Binnen de 10 werkdagen zendt de RSZ een “DIMONA – bericht” met de geregistreerde gegevens.
Dit bericht moet u 6 maanden bewaren na ontvangst ervan.
U heeft 5 werkdagen de tijd om de in het bericht vermelde gegevens te betwisten, zoniet worden ze als definitief beschouwd.
GEVOLGEN VAN EEN CORRECTE AANGIFTE
1. Het gewoon personeelsregister, waarin alle personeelsleden ingeschreven staan, moet niet langer worden aangevuld. Het ‘oude’ personeelsregister moet wel nog worden bewaard.
Opmerking: De verplichting een speciaal personeelsregister bij te houden (wanneer de werknemers tegelijk op meerdere vaste plaatsen aan het werk zijn), wordt niet afgeschaft, wel een stuk vereenvoudigd.
2. De verplichting een individueel document bij te houden door een werknemer die op wisselende plaatsen wordt tewerkgesteld, wordt afgeschaft.
3. Een kopie van een studentenovereenkomst moet niet langer worden opgestuurd naar de Inspectie Sociale Wetten
SANCTIES
Worden gestraft met een gevangenisstraf van 8 dagen tot een jaar en met een geldboete van 2500 Euro tot 12500 Euro of met één van die straffen alleen :
1. De werkgever, zijn aangestelde of zijn lasthebber die zich niet schikt naar de bepalingen van de uitvoeringsbesluiten. De geldboete wordt zoveel maal toegepast als er werknemers zijn ten overstaan van dewelke een inbreuk is gepleegd, zonder dat het totaal bedrag van de geldboeten evenwel hoger mag zijn dan 125.000 Euro.
2. Al wie het georganiseerd toezicht verhindert.
Bij herhaling binnen een jaar na een vorige veroordeling kan de straf op het dubbel van het maximum worden gebracht. de werkgever is burgerrechtelijk aansprakelijk voor de betaling van de geldboeten waartoe zijn aangestelde wordt veroordeeld. Het is mogelijk de sancties te verminderen tot 40 % van het minimumbedrag bij verzachtende omstandigheden.
De strafvorderingen verjaren na verloop van 5 jaar te rekenen van de dag waarop de inbreuk is gepleegd.